
有時候業績太好銷售狀況超出預期此時就會發生發票字軌不足的情形。
那我們遇到這個情況時該如何增加發票字軌呢?
首先我們前往財政部稅務入⼝網
「申請【增加/減少】電⼦發票字軌號碼本數」
此時我們可以選擇登入方式通常會選擇「工商憑證」-
使用讀卡機並且插入工商憑證,填寫統編、密碼、驗證碼後按下登入。
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依序將申辦資訊填寫完畢後點選我要申辦
等待審核完畢後將會收到通知信
接著至「財政部電子發票整合平台」進行取號
💡字軌增加建議Tips :
字軌一組(本)為50張,數量通常會建議蝦皮訂單最多的兩個月進行申請,
例:最多的兩個月相加有5000單需要5000張發票,
5000/50(1組(本)=50張)=100總共需要100組(本),
再額外加個3-5本避免超量或需作廢,所以建議申請100+3~5=103~105(本)。
若沒經歷過618/99/雙11/雙12等,
可以按照目前月平均訂單數x4~5(預估訂單成長倍數)x2(月份),
例:平均月訂單100單,100x4~5x2,也就是最多需要發票張數約800~1000。
接著再將發票張數換算成總共需要可用本數800/50~1000/50=16~20組(本)。
申請前可以先看你目前有幾本發票,要記得扣除,避免超量太多。
例:已有30組(本),預估總數需要105組(本),總共申請105-30=75組(本)即可。 當我們增加完發票組數且收到認證信之後我們就可以進行發票字軌取號了。
首先前往電子發票整合服務平台,點擊登入選擇營業人身分登入。-
點選「電子發票專用字軌號碼」→電子發票專用字軌號碼(營業人)
首次或需要更換Email取號我們點選取號Email維護
如果維護Email完畢或是無須更換Email即可點選取號。 -
點選Email維護時會來到這個畫面,
此時點選帶入即可將系統設定/公司基本資料電子郵件填入,
接著按下新增後即可完成維護。
若是需要修改Email可直接於下方列表更改Email按下修改即可更新。 -
回到取號頁面,在發票期別根據顯示的期別選擇,並點選提交取號。
接著等待配號完成通知Email。
💡Tips :
具年配資格之營業人請於年底前於電子發票整合服務平台提交新年度字軌申請,
申請時僅需填開始啟用之期別,平台將自動產生並配號到當年底。
具期配資格之營業人:
(1)僅可取用本期及下期發票號碼。
(2)平台於雙月20號進行下期發票字軌配號,並將依本期最後已取用本數,
作為下期取用本數之依據,進行配號作業。
(3)若營業人下期取用本數需進行調整,請於本期雙月20號前提出申請。 -
收到配號完成通知信後,我們前往電子發票整合服務平台,以營業人身分登入。
點選電子發票專用字軌號碼取號→電子發票專用字軌號碼取號(營業人)
選取申請的字軌區間,並且按下查詢。
確認內容無誤後即可下載取號完畢CSV檔案。
💡Tips :
1.已配號顯示"已配號檢核中"代表已完成但尚未開放查詢,
待檢核無誤後即Email通知配號結果,並開放查詢與下載。
2.下載後請使用"記事本"開啟,
若使用excel開啟檔案,會使為0之數值被清除導致顯示不完整。 取號完畢後,我們該如何匯入發票字軌呢?
首先我們登入光貿加值中心後台。
💡Tips :
如尚未註冊請先註冊公司資訊,
建議同步告知光貿客服「公司統編需要開通與網翼的串接」。
並且進行串接網翼Erpow系統或是網翼蝦皮自動開立發票發票系統。登入光貿加值中心後台點選
基本資料→公司資訊
如果不需要切字軌點選「匯入成(自動配號)」發票即可自動匯入。如果你有切字軌的需求,在基本資料→公司資訊
字軌自動匯入點選「不自動匯入」,接著手動新增發票字軌。
💡Tips :
選擇不自動匯入,通常是需要切字軌,不授權光貿使用。
如共有10(本)字軌,其中5本不自動開立。
(如這5本要自用、開給門市、開給其他平台如momo等)
若《選擇自動匯入》將自動上傳空白發票(未用完發票)。
若《未授權給光貿的字軌》則需要自己手動上傳。發票字軌取號後約1小時,點選發票作業→發票字軌列表→手動新增字軌
接著填寫發票字軌資訊並且按下送出即可完成手動新增發票字軌。每兩個月必須要上傳空白字軌一次。
首先我們進到光貿加值中心後台確認空白字軌,
發票作業→發票字軌列表
已授權部分系統將會自動上傳,
僅需要手動上傳,未授權給光貿開立的字軌起號與訖號,跳號則分別填寫。- 每個單月10號,如果有未授權給光貿的電子發票,
我們必須要將空白字軌上傳給政府。
首先前往電子發票整合服務平台,點擊登入選擇營業人身分登入。 點選營業人功能選單→每單月10日前應辦理事項→上傳空白未使用發票號碼作業
接著點選新增,選擇發票字軌識別日期,接著填寫空白發票字軌,
此時僅需填寫未授權自動開立的起號與訖號,
跳號則分別填寫,填寫完畢後按下儲存。上傳完畢後點選發票字軌期別查詢即可確認是否上傳成功。
當餘額不足或是發票字軌不足時系統將會停止自動開立發票。
此時我們前往網翼蝦皮自動開立電子發票系統或是網翼Erpow進銷存系統後台
點選電子發票→發票開立列表→未開立
檢查是否有未開立發票的訂單,若是有且補上發票字軌/儲值後確認餘額足夠,
系統將會自動補開發票。
當發票字軌不足時遇上月底且僅差1~2日,
可以等待下個期別,發票字軌自動匯入後系統將會自動補開。若字軌缺太久導致 發票開立列表→未開立 中沒有開立到訂單發票檔,
我們可以前往蝦皮後台點選「我的銷售」匯出Excel。 編輯剔除已開立、退貨、未取等不需開立的訂單,
接著到光貿加值中心後台
點選左側開立發票→批次開立
並且在發票字軌選擇不指定字軌,
並且匯入「已篩選後的蝦皮訂單Excel」,上傳檢查。
檢查沒問題,按下一步就會將Excel內的蝦皮訂單發票全部開出來了,
未來這些沒在網翼系統自動開立的訂單消費者若要索取發票,
請將此網址填入統編並且傳送給消費者即可:
「https://invoice.amego.tw/user/order_query?type=3&v=請改成你的統編」
消費者點選網址後,輸入蝦皮訂單編號和客人的蝦皮帳號,就能查到發票了。
留下應開立但沒開立電子發票的訂單。