
如果你因為忘記儲值導致點數不足或字軌不足、忘記授權、沒有開啟服務,
都有可能照成發票未確實自動開立的情況,
此時就要批量補開電子發票給消費者,避免逃漏稅的疑慮。
正常訂單成立後發票會預先在電商雲端發票系統左側
電子發票→發票開立列表 中的『未開立』列表自動建立發票檔,
若你未自動開立的發票還在未開立列表中,那當你補足點數、字軌、授權等,
他就會進行自動開立,不需任何動作。
但如果你點數、字軌、授權等缺太久,系統會自動終止服務,
訂單成立後就不會自動跳來未開立列表,就會導致漏開發票。
加值完畢後請記得至 加值服務中心→服務購買列表→商店設定
確認需要開立的店鋪服務啟用鈕是否開啟。
檢查漏開部分
如果是忘記儲值導致點數不足的部分,
首先我們可以利用電商雲端發票系統,
左側的加值服務中心→加值服務與扣款記錄,
來查看從哪一天開始餘額變成負值,那就能大致上推算出漏開發票的區間。
依照日期隨機抽查蝦皮上的訂單編號,
到電商雲端發票系統中搜尋有沒有正確開立發票,
如果查到有自動開立發票就沒問題,如果查不到發票那就將日期向前推,
查出未自動開立發票(漏開)的日期區間。
例如 : 你發現7/1發票沒有自動開立,那你就查6/30,若查不到就查6/20,依此類推。
下載蝦皮銷售報表並篩選需批量開立發票的訂單
當你查出正確漏開區間後,請到蝦皮後台點選左側,
『我的銷售』→右上角匯出報表→選擇日期區間
並匯出Excel,需要注意的是匯出時需要收取蝦皮簡訊認證。
蝦皮匯出檔案密碼預設為註冊帳號的電話號碼末六位數,打開檔案,
篩選不成立的訂單如未取、未付、退貨,並且從Excel刪除不需開立發票的訂單。
篩選精確訂單,匯出區間的第3張訂單開始才沒開到發票,前兩張有,
這時候要逐筆到發票系統查詢到底是從哪個時間點開始沒開發票,
並且將已經開過發票的部分也從EXCEL中刪除。
當未開立發票的訂單都篩選完畢後,儲存Excel備用。
填寫製作批次開立Excel前往光貿加值中心後台點擊右上方登入/註冊,
填寫帳號密碼並且登入後,選擇要批次開立的公司按下管理/檢視。點擊左手邊 開立發票→批次開立
並且點擊 Excel 範例檔下載:一般格式(含稅) 下載模板打開模板並且對應編輯過後的蝦皮銷售報表,依序填入需要開立的發票資訊。
其中載具顯碼以及隱碼的部分,我們可以按照光貿加值中心推薦的格式登打。
填寫時須將儲存格格式改成通用格式,並填入 ="shopee_"&蝦皮帳號 。
填寫完畢也確認顯碼及隱碼呈現需要的格式後,記得再次複製,
由於這兩格是填入公式,公式會導致光貿無法判別資料,這次貼上時選擇僅貼上值。
買方電話以及買方電子信箱則默認是不知道資訊的所以可以直接下拉使資料填滿即可。接著我們回到光貿加值中心,
左邊點選 開立發票→批次開立
匯入剛剛編輯好的批次開立模板,並且按下上傳檔案。
上傳後再次抽查比對確認開立資訊無誤,按下確定匯入。
發票查詢
因為你漏開的發票是直接在光貿加值中心進行補開,
導致網翼並沒有該筆發票的資訊,
所以消費者無法使用網翼發票領取連結直接進行查詢。
我們可以到光貿加值中心,點擊發票查詢。
給消費者該查詢網址,選擇蝦皮,並且給予消費者賣家統編,
消費者就可以查詢發票並且更改載具或是統編囉!
此時該筆訂單如果消費者不會操作歸戶或需要統編,
甚至是部分退貨退款發票需折讓,退貨發票需作廢,
都需要再次登入到光貿加值中心手動進行處理。
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